La "réunionite", ce fléau au travail. Comment y mettre fin ?

Le petit matin [musique] Sud Radio 5h 7h Benjamin Glaise Et comme tous les mercredis, nous sommes avec notre expert en monde du travail Pierre-Yves Martin. Bonjour. Bonjour Benjamin. Et merci d'être avec nous Pierre-Yves. Ce matin, on s'attaque à un fléau qui touche et bien les entreprises à savoir la réunionite, une passion française pour les réunions. Alors, on commence par se mettre en en situation Pierre-Yves. Exactement. Imaginez Benjamin, il est 10h la réunion commence. Enfin, elle devrait commencer. Hmm. On attend encore deux personnes, personne n'a vraiment reçu d'ordre du jour mais tout le monde a apporté son ordinateur. Ouais. 10 minutes plus tard, le premier monologue démarre. Un collègue répond à ses mails, un autre regarde son téléphone, [raclement de gorge] un

troisième travaille sur un dossier et quelqu'un demande "Pardon, on en est ?" 1h30 après, et je ne vous blague pas, on se quitte avec cette phrase formidable "Bon, il faudra refaire un petit point." Ouais. Aucune décision aucune responsabilité attribuée Benjamin, mais une nouvelle réunion. Vous reconnaissez la ? Ouais. Moi oui en tout cas. ça va parler à beaucoup de monde. Euh alors, comment sortir de ce cauchemar un petit peu français, il faut l'avouer. Trois conseils. Ouais. Trois conseils justement face à cela, ce fléau. Premier conseil Pierre-Yves, avant d'organiser une réunion, il faut se demander bah ce qu'elle doit permettre d'obtenir. Exactement. Faire un point, ce n'est pas assez précis. Choisir un fournisseur, résoudre un problème de de livraison,

répartir le travail. Voilà des objectifs concrets. Posez-vous ensuite une deuxième question. Avons-nous besoin d'échanger ensemble au même ? Parce que pour transmettre une information simple, un message peut suffire. Pour régler un sujet entre deux personnes, inutile d'en convoquer 12. En revanche, lorsque plusieurs métiers doivent confronter leurs contraintes, construire une solution ou prendre une décision, la réunion elle a du sens. Elle peut aussi servir à expliquer un changement important ou à répondre à des inquiétudes. Tout ne se règle pas non plus par mail. Troisième question, qui doit être ? Peut-être pas 12 personnes, inviter ceux qui apportent une information utile ou ceux qui vont mettre en œuvre la solution ou seulement ceux qui peuvent décider. [grognement]

Les autres peuvent recevoir la synthèse, le compte-rendu. En fait, être informé ne suppose pas toujours d'être invité et regarder le coût réel. Imaginez huit personnes réunies pendant 1h30, cela représente 12h de travail mobilisé. Bah, c'est une perte d'argent. Une aberration, une aberration française. Enfin, une réunion inscrite tous les lundis dans l'agenda doit aussi justifier son existence. Si elle n'a pas d'utilité, on la modifie ou alors simplement on la supprime. Oui, deuxième conseil, on y vient. Alors, une réunion se prépare, elle s'anime également. Oui, il faut envoyer avant toute réunion un ordre du jour concret et formuler les sujets comme des questions à résoudre. Euh, les participants savent alors ce qu'ils doivent préparer. Euh, il faut

prévoir naturellement une heure de début et une heure de fin. Idéalement, comme Churchill disait, tout problème se résout en 20 minutes. Donc, peut-être un format de 30 minutes serait parfait. Une heure n'est pas du coup une obligation. Puis, il faut désigner un animateur, un maître du temps qui va rythmer et qui va euh pousser à des prises de décision et qui va reformuler pour que tout le monde soit bien clair sur ce qui s'y passe. Il faut non plus euh que le patron soit le seul personne, la seule personne pardon, qui puisse parler, qui puisse intervenir. Il faut [grognement] savoir euh animer euh l'expression de de chacun, mais dans un une unité de temps, pardon, je vais y arriver, dans une unité de temps qui soit euh adéquate et

qui soit concrète. Hmm. Et puis et puis venir aussi avec les documents nécessaires, ça c'est important aussi de le préciser avant la réunion. Exactement. Et puis, il y a ce troisième troisième conseil euh qui est euh de terminer par du concret, par des engagements précis. Euh, [grognement] et là, il y a une formule magique, c'est à la fin de chaque réunion, il faut réussir à reformuler le résultat. Qu'avons-nous ? Qui fait quoi et quand et pour ? Hmm. Par exemple, Sophie demande les deux devis avant jeudi, Marc vérifie le budget vendredi et moi, je trancherai le lundi. Si une décision reste impossible, dites pourquoi, quelle information manque, qui peut aller la chercher aussi et [grognement] quand pourra-t-on ? Puis envoyer effectivement un compte-rendu,

une synthèse courte avec les décisions, les actions, les responsables et les échéances. Et à la prochaine réunion, on va commencer par ça. Il faut vérifier les engagements, sinon les mêmes sujets reviendront indéfiniment. [raclement de gorge] Alors, pour votre prochaine réunion, retenez trois : utilité, animation et action. Et avant de cliquer sur envoyer l'invitation, peut-être compléter cette : "À la fin de cette réunion, nous aurons" Si vous n'arrivez pas à la terminer, retravaillez l'invitation parce qu'à la sortie, vos collaborateurs doivent pouvoir dire ce que cette réunion leur a permis de comprendre, de décider ou de faire, Benjamin. Et ben voilà, comme ça, on peut faire la différence désormais entre une réunion utile et une réunion dont on pourrait

se passer. Merci beaucoup Pierre-Yves Martin, notre expert du petit matin de Sud Radio en en monde du du travail. Je vous souhaite une très belle journée, Pierre-Yves, et à la semaine prochaine. Merci.